Online-Reputation prüfen: Der Selbstcheck für Unternehmen in 30 Minuten

Kurzantwort

Öffnen Sie ein privates Browserfenster, suchen Sie Ihren Firmennamen, Ihre Marke und Ihre Leistung mit Ort, und notieren Sie, was auf den ersten zwei Seiten steht. Prüfen Sie Google-Profil, Bewertungen, Verzeichnisse, Social-Media-Profile, Medienbeiträge und Antworten von KI-Assistenten. Bewerten Sie jeden Treffer als positiv, neutral oder problematisch und leiten Sie daraus drei Maßnahmen ab. Das dauert rund 30 Minuten und sollte alle drei Monate wiederholt werden.

Vorbereitung

• Privates Fenster oder abgemeldeten Browser nutzen, damit Ihre eigene Suchhistorie die Ergebnisse nicht färbt
• Tabelle oder Notizdokument vorbereiten
• Liste der Namen, Marken und Leistungen, die Kunden suchen könnten
• Ort oder Region in die Suche einbeziehen

Schritt 1: Firmennamen suchen

Suchen Sie Ihren exakten Firmennamen, dann Name plus Ort, dann Name plus „Erfahrungen“ und Name plus „Bewertungen“. Diese Zusätze nutzen echte Kunden häufig. Notieren Sie Platz, Quelle, Titel und Tonfall jedes Treffers auf den ersten beiden Seiten.

Die Tabelle ist ein Beispiel. Legen Sie Ihre eigene an und tragen Sie echte Treffer ein.

Schritt 2: Google-Profil und Bewertungen

• Durchschnittsbewertung und Anzahl notieren
• Letzte zehn Bewertungen lesen und Themen markieren
• Anteil beantworteter Bewertungen prüfen
• Hinweise zu entfernten Bewertungen beachten
• Daten im Profil mit der Website abgleichen

Wenn Kritik wiederkehrt, steht dahinter oft ein Prozess. Mehr dazu in Negative Google Bewertungen.

Schritt 3: Verzeichnisse und Daten

Prüfen Sie Branchenverzeichnisse, Kartenanbieter und Portale: Sind Name, Adresse, Telefonnummer und Öffnungszeiten überall gleich? Abweichungen irritieren Kunden und Suchsysteme. Korrigieren Sie, was Sie selbst beeinflussen können, und melden Sie falsche Einträge.

Schritt 4: Medien und Erwähnungen

Suchen Sie Ihren Namen in Verbindung mit „Bericht“, „Interview“, „Fachartikel“ oder dem Namen Ihrer Branche. Notieren Sie Beiträge, in denen Sie genannt werden, und ob sie aktuell, korrekt und positiv sind. Fehlen Erwähnungen außerhalb Ihrer Website, ist das eine Chance: Ein gekennzeichneter Fachbeitrag kann diese Lücke schließen, siehe Reputationsaufbau durch Fachartikel.

Schritt 5: KI-Assistenten befragen

Stellen Sie einem Assistenten Fragen, die Kunden stellen könnten: „Welche [Leistung] gibt es in [Ort]?“, „Wer ist empfehlenswert für [Problem]?“, „Was ist [Firmenname]?“ Notieren Sie, ob Sie genannt werden, ob die Angaben stimmen und welche Quellen genannt werden. Die Ergebnisse schwanken, wiederholen Sie die Frage an einem anderen Tag. Hintergrund: Wie ChatGPT Unternehmen empfiehlt.

Schritt 6: Auswertung

Schritt 7: Drei Maßnahmen für die nächsten 30 Tage

Wählen Sie drei Dinge, die Sie sofort umsetzen: zum Beispiel Profil vervollständigen, Bewertungsanfrage einführen, Fachbeitrag planen. Setzen Sie Termine und Verantwortliche. Wiederholen Sie den Check nach drei Monaten und vergleichen Sie die Tabellen.

Wenn Sie Negatives finden

Nicht jeder negative Treffer lässt sich entfernen. Prüfen Sie, ob er berechtigt ist, ob Inhalte falsch sind und ob eine Meldung oder ein rechtlicher Schritt sinnvoll ist. Parallel gilt: mehr gute, nachlesbare Inhalte zu schaffen ist oft wirksamer als der Kampf gegen einen einzelnen Treffer. Zum Umgang mit Krisen lesen Sie Krisen-PR für kleine Unternehmen.

Welche Suchbegriffe Sie prüfen sollten

Je nach Branche suchen Kunden unterschiedlich. Gehen Sie systematisch vor und erstellen Sie eine Liste von mindestens zehn Suchbegriffen. Sie sollte verschiedene Absichten abdecken: den Firmennamen, Namen der Geschäftsführung, Leistungen mit Ort, Fragen von Kunden und Vergleichsbegriffe.

Nutzen Sie ein privates Fenster, und prüfen Sie, wenn möglich, auch auf einem Mobilgerät. Lokale Ergebnisse unterscheiden sich je nach Standort.

Bewertungsportale und Spezialverzeichnisse

Neben Google gibt es weitere Quellen, die Interessenten nutzen: Branchenportale, Arbeitgeber-Bewertungsplattformen, Verzeichnisse wie Gelbe Seiten, Herold, Facebook-Seiten, Trustpilot oder spezielle Portale für Handwerk, Gesundheit oder Reisen. Prüfen Sie, auf welchen Plattformen Sie existieren und welche Daten dort stehen, auch wenn Sie dort kein Profil angelegt haben. Manche Portale legen Profile automatisch an. Beanspruchen Sie diese Einträge, korrigieren Sie die Daten und antworten Sie auf Bewertungen.

• Google-Unternehmensprofil
• Bing Places und Apple Karten
• Branchenverzeichnisse und Kammern
• Arbeitgeberportale, falls Sie Mitarbeiter suchen
• Social-Media-Profile mit Kommentaren und Bewertungen

KI-Antworten systematisch prüfen

Stellen Sie denselben Fragensatz mindestens an zwei Assistenten und wiederholen Sie ihn an zwei Tagen. Notieren Sie, ob Ihr Unternehmen genannt wird, in welchem Zusammenhang und ob die Angaben zu Leistungen, Standort und Öffnungszeiten stimmen. Fehlende oder falsche Angaben lassen sich oft verbessern, indem Sie auf Ihrer Website und in Verzeichnissen konsistente Fakten bereitstellen und zusätzliche Quellen schaffen, etwa Fachbeiträge, die klar sagen, was Sie tun.

Beachten Sie, dass Antworten schwanken können und keine Garantie bieten. Betrachten Sie die Prüfung als Momentaufnahme, nicht als Rangliste.

Beispiel-Auswertung (fiktiv)

Ein fiktives Zahnlabor sucht seinen Namen und findet auf Seite 1: eigene Website, Google-Profil mit 4,3 Sternen und 11 Bewertungen, einen veralteten Verzeichniseintrag mit alter Telefonnummer, ein Social-Media-Profil ohne Aktivität seit zwei Jahren und eine Kritik in einem Forum. Auf Seite 2 stehen weitere Verzeichnisse. Es gibt keinen einzigen Medienbeitrag. Ein KI-Assistent nennt das Labor nicht, wenn nach Zahntechnik in der Region gefragt wird.

Die Auswertung ergibt vier Maßnahmen: Verzeichniseintrag korrigieren, Social-Profil aktualisieren oder schließen, Bewertungsablauf einführen und einen Fachbeitrag zur Arbeitsweise veröffentlichen. Der Aufwand ist überschaubar, die Wirkung zeigt sich im Zeitverlauf. Das Beispiel ist erfunden.

Dokumentieren und vergleichen

Der Wert eines Selbstchecks liegt im Vergleich. Speichern Sie die Tabelle mit Datum, Suchbegriffen, Treffern und Eindrücken, und wiederholen Sie die Prüfung nach drei Monaten. So sehen Sie, ob Maßnahmen wirken und wo noch Lücken sind. Kennzahlen, die Sie mitnehmen sollten: Anzahl und Durchschnitt der Bewertungen, Zahl der Treffer auf Seite 1, die Sie selbst kontrollieren, Zahl der Erwähnungen außerhalb der Website und Ergebnis der KI-Stichproben.

Wenn Sie lieber eine strukturierte Auswertung wünschen, hilft ein Blick auf unsere Leitfaden in zehn Schritten.

Die zehn häufigsten Befunde bei kleinen Unternehmen

1. Google-Profil nicht beanspruchtFremde oder automatische Einträge mit falschen Daten.
2. Wenige und alte BewertungenLetzte Rückmeldung liegt Jahre zurück, das wirkt inaktiv.
3. Unbeantwortete KritikNegative Bewertungen stehen ohne Antwort da.
4. Uneinheitliche DatenTelefonnummer oder Adresse unterscheiden sich in Verzeichnissen.
5. Veraltete WebsiteAlte Preise, fehlende Referenzen, Impressum unvollständig.
6. Keine Treffer außerhalb der eigenen SeitenEs gibt keine nachlesbaren Quellen Dritter.
7. Verwechslung mit NamensvetternÄhnliche Firmennamen führen zu falschen Treffern.
8. Schwache Mobil-DarstellungSeiten laden langsam oder sind schwer lesbar.
9. Inaktive Social-Media-ProfileLetzter Beitrag liegt lange zurück.
10. KI-Antworten ohne NennungDer Betrieb taucht bei Fragen zur Branche und Region nicht auf.

Die meisten dieser Punkte lassen sich mit überschaubarem Aufwand beheben. Beginnen Sie mit denen, die Kunden zuerst sehen: Google-Profil, Bewertungen und Website.

Wann ein externer Check sinnvoll ist

Ein Selbstcheck deckt das Wichtigste ab. Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, in einer stark regulierten Branche arbeiten, eine Krise hinter sich haben oder in mehreren Sprachen auftreten, kann eine externe Analyse sinnvoll sein. Sie bringt eine unabhängige Sicht, ein Monitoring über längere Zeit und Erfahrung mit Plattformen. Fragen Sie vorher nach dem Umfang, nach Beispielen und danach, was genau geliefert wird. Auch hier gilt: Keine Anbieter beauftragen, die Bewertungen „herstellen“ wollen.

Schnellcheck: 12 Fragen zum Ankreuzen

• Ist mein Google-Profil beansprucht und vollständig?
• Habe ich mehr als zehn Bewertungen aus den letzten zwölf Monaten?
• Antworte ich auf mindestens 80 Prozent der Bewertungen?
• Sind Name, Adresse und Telefon überall gleich?
• Ist meine Website mobil gut lesbar und aktuell?
• Gibt es Referenzen mit Zustimmung der Kunden?
• Gibt es mindestens eine Erwähnung außerhalb meiner Website?
• Erscheint mein Betrieb bei der Suche nach meiner Leistung und meinem Ort?
• Sind meine Social-Media-Profile aktuell?
• Weiß ich, welche Kritik am häufigsten vorkommt?
• Habe ich einen Ansprechpartner für Bewertungen und Medienanfragen?
• Prüfe ich mindestens vierteljährlich, was Kunden über mich finden?

Jede Frage, die Sie mit Nein beantworten, ist eine Aufgabe für die nächsten 90 Tage. Wenn Sie mehr als sechs Mal Nein ankreuzen, lohnt sich der Leitfaden zum Reputationsaufbau als Plan.

Dokumentvorlage für Ihre Prüfung

Legen Sie ein Dokument mit vier Spalten an: Suchbegriff, Datum, Treffer auf Seite 1 und Einschätzung. Tragen Sie darunter Bewertungszahl und Durchschnitt ein, die Zahl der Treffer außerhalb Ihrer Website und das Ergebnis der KI-Fragen. Nach drei Monaten kopieren Sie die Tabelle und vergleichen. So werden Fortschritte sichtbar, und Sie können dem Team oder der Geschäftsführung zeigen, was Reputationsarbeit konkret bewirkt hat.

Kostenlose Hilfsmittel

• Google Suche im privaten Fenster
• Google-Unternehmensprofil mit Statistiken
• Google Search Console für Suchbegriffe zur eigenen Website
• Google Alerts für Erwähnungen des Firmennamens
• Branchenverzeichnisse zur Prüfung der Einträge

Kostenpflichtige Monitoring-Tools gibt es ebenfalls, sie lohnen sich eher bei vielen Standorten oder hoher Medienpräsenz.